In meinem letzten Artikel „Projekte unterbrechen: 5 Punkte damit es gelingt!“, habe ich einige Hypothesen zu den Auswirkungen der aktuellen wirtschaftlichen Situation auf Projekte aufgestellt und interpretiert.
Kurz zusammengefasst: Projekte verlieren derzeit an Management-Aufmerksamkeit. So sind z.B. Mitarbeiter/innen aufgrund von Kurzarbeit oder Freisetzungen nur begrenzt verfügbar. Projektkrisen werden nicht bewusst als solche definiert, wodurch die Bewältigung deren Probleme fast unmöglich wird. Verschärft wird die Situation in vielen Organisationen, durch die mangelnde Kompetenz zum Umgang mit Projektkrisen. Es fehlt an theoretischem Wissen, praktischer Erfahrung und am adäquaten Mindset zum Krisenmanagement.
Von den 3 grundlegenden Optionen zum Umgang mit Projektkrisen (Unterbrechung, Abbruch, Re-Design) möchte ich in diesem Beitrag den Projektabbruch eingehend beleuchten. In der Praxis werden viel zu selten Projekte abgebrochen, weil die Entscheidung für den Abbruch unpopulär ist. Aus meiner Sicht ist die Anzahl abgebrochener Projekte ein Maßstab für den Reifegrad des Projektmanagements in einer Organisation. Es zeigt den ernsthaften Umgang mit Projekten, die Kompetenz zu fokussieren und (unpopuläre) Entscheidungen im Interesse des „Ganzen“ zu treffen.
Ich verstehe unter Projektabbruch die vorzeitige Beendigung eines Projekts, ohne der Absicht das Projekt zu einem späteren Zeitpunkt weiterzuführen.
Welche 4 Schritte sind beim Projektabbruch zu beachten?
Schritt 1: Auflösung der Projekt-Stakeholder-Beziehungen: Interne und externe Stakeholder sind mit größtmöglicher Transparenz über den Projektabbruch zu informieren. Das beinhaltet jedenfalls eine Interpretation der Entscheidung für den Projektabbruch. Konsequenzen und mögliche nächste Schritte für die Nachprojektphase sind zu vereinbaren. Ansprechpartner/innen sind für die weitere Kommunikation je Stakeholder zu definieren, um diese neuen Beziehungen zu etablieren.
Schritt 2: Feedback an Mitglieder der Projektorganisation: Es liegt in der Verantwortung von Projektauftraggeber/in und Projektmanager/in einen vertrauensvollen und wertschätzenden Rahmen zu schaffen, um den Projektabbruch gemeinsam zu verarbeiten. Führungsverantwortung ist wahrzunehmen! Mitglieder der Projektorganisation haben ein Recht auf eine Interpretation zur Entscheidung für einen Projektabbruch. Im Team zu reflektieren und sich gegenseitig Feedback zu geben, hilft den Mitgliedern der Projektorganisation die Situation zu verarbeiten. Es geht dabei auch darum, ein Abschließen mit dem Projekt auf emotionaler Ebene zu ermöglichen.
Schritt 3: Sicherung der erzielten Ergebnisse: Die vorliegenden Ergebnisse des Projekts sind zu sichern. Selbst wenn der Projektabbruch – im Gegensatz zur Projektunterbrechung – ein definitives Ende des Projekts zum aktuellen Zeitpunkt bedeutet, bieten die erzielten Ergebnisse wichtige Lernchancen für die Organisation. Dabei sind sowohl inhaltliche Ergebnisse, als auch Ergebnisse zum Projektmanagement zu betrachten. Diese Informationen können essentielle Grundlagen für zukünftige Projekte darstellen.
Schritt 4: Neuorientierung der Projektteammitglieder: Die Mitglieder des Projektteams haben sich üblicherweise in hohem Ausmaß zu einem Projekt committet. Das betrifft nicht nur Kapazitäts- und Ressourcenplanung, sondern auch die inhaltliche Fokussierung der Mitarbeiter/innen. Mitunter hängt die individuelle Karriereplanung einzelner Mitglieder vom Verlauf des konkreten Projekts ab. Während des Projektabbruchs ist es Teil der Führungsverantwortung von Projektauftraggeber/in und Projektmanager/in gemeinsam mit den zuständigen Führungskräften in der Linienorganisation alternative Angebote zu schaffen. Die auftretenden Sorgen oder Ängste der Mitglieder des Projektteams sind ernst zu nehmen und in vertrauensvollem Rahmen zu behandeln.
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